Un contratto di fornitura di servizi di logistica integrata non è soltanto un documento commerciale: è lo scheletro su cui si regge la collaborazione tra committente e fornitore, la mappa dei rischi e il meccanismo per tradurre livelli di servizio promessi in risultati misurabili. In un settore dove tempi, qualità, tracciabilità e conformità regolamentare si intrecciano, una redazione attenta riduce ambiguità, previene conflitti e protegge valore economico e operativo per entrambe le parti.
Questa guida propone un percorso pratico e operativo per redigere un contratto efficace: identificare e descrivere i servizi, definire livelli di servizio (SLA) e KPI, scegliere modelli di pricing e meccanismi di adeguamento, disciplinare responsabilità, assicurazioni e responsabilità per danni, regolare subappalto e gestione dati, prevedere audit, gestione dei cambiamenti, penali, meccanismi di risoluzione delle controversie e piani di transizione e uscita. Ogni sezione fornisce indicazioni su formulazioni chiare, clausole campione e errori ricorrenti da evitare.
Questa guida è pensata per manager della supply chain, uffici acquisti, legali d’impresa e consulenti operativi che vogliono negoziare e strutturare accordi solidi e bilanciati. Leggendola troverete check‑list pratiche, esempi concreti e suggerimenti di negoziazione per trasformare esigenze operative complesse in clausole contrattuali chiare, verificabili e sostenibili nel tempo.
Come scrivere un contratto di fornitura di servizi di logistica integrata
Per impostare un contratto di fornitura di servizi di logistica integrata è essenziale partire da una struttura chiara e da una definizione precisa degli ambiti operativi, delle responsabilità e dei risultati attesi. All’inizio del documento conviene identificare le parti contraenti con ragione sociale, sede, rappresentanti legali e riferimenti fiscali, quindi accompagnare queste informazioni con un articolo di definizioni che elimini ambiguità terminologiche: termini come “servizi”, “magazzino”, “ordine”, “consegna puntuale”, “inventario disponibile”, “materiale pericoloso”, “infrastruttura IT”, “dati del cliente” e “fornitore terzo” vanno specificati con precisione perché saranno usati reiteratamente nel corpo contrattuale. Una definizione chiara permette di evitare conflitti interpretativi e facilita l’applicazione di penali o la verifica delle prestazioni.
La descrizione dei servizi deve essere esaustiva e misurabile: occorre descrivere dettagliatamente le attività incluse nella fornitura, come stoccaggio, movimentazione interna, picking, packing, gestione ordini, trasporto, distribuzione capillare, gestione resi e reverse logistics, pratiche doganali, gestione degli stock e delle scorte, gestione dei servizi a valore aggiunto. Ogni attività va correlata a regole operative, livelli di servizio attesi e responsabilità di ciascuna parte. Le specifiche tecniche e operative più complesse e le procedure di dettaglio vanno riportate in allegati o schedule contrattuali richiamati testualmente nel corpo principale: piani di layout di magazzino, specifiche dei sistemi informativi, interfacce EDI/APIs, procedure di sicurezza, formati di reportistica e flussi documentali costituiscono parte integrante del contratto.
Per trasformare gli obiettivi in obblighi esecutivi è fondamentale inserire un sistema di Service Level Agreement (SLA) basato su indicatori misurabili e sulla relativa metodologia di calcolo. Parametri come puntualità delle consegne, accuratezza dell’ordine, livello di scorta, tempo medio di evasione ordini, percentuale di danni/rotture, tempo di ripristino in caso di incidente, inventario a valore e accuratezza inventariale devono essere definiti con soglie, periodi di misurazione e tolleranze. Va chiarito come vengono raccolti i dati, quali sistemi costituiscono fonte di verità, come vengono verificati i risultati e quali sono le conseguenze in caso di mancato raggiungimento dei target: crediti di servizio, penali, obblighi di rimedio, o incentivi per performance superiori. La misurabilità e la trasparenza dei dati riducono conflitti e rendono possibile un governo operativo efficiente.
La disciplina economica richiede attenzione alla modulazione del prezzo, ai meccanismi di fatturazione e riconciliazione e alla gestione delle variazioni di volumi. Il contratto deve stabilire se l’operatore applica tariffe fisse, tariffe variabili per transazione, un meccanismo cost-plus, tariffe a scaglioni in funzione dei volumi, o combinazioni tra di esse, oltre alle modalità di aggiornamento dei prezzi e agli indici di riferimento per gli adeguamenti. È necessario prevedere la periodicità di fatturazione, termini e modalità di pagamento, procedure di contestazione delle fatture e di riconciliazione dei dati contabili operativi. Se si prevedono materiali, imballaggi o attrezzature a carico del cliente o del fornitore, va stabilita la proprietà degli stessi, responsabilità manutentive e condizioni di riconsegna.
La gestione del rischio e la responsabilità contrattuale meritano clausole esaustive su limiti e esclusioni di responsabilità, assicurazioni obbligatorie e obblighi di indennizzo. Bisogna quantificare, nei limiti consentiti dalla legge, i massimali di responsabilità per perdita di merce, danni indiretti o lucro cessante e prevedere specifiche coperture assicurative per merci in custodia, trasporto, responsabilità civile, cyber insurance per rischi informatici se sono coinvolti sistemi informativi, e polizze per infortuni sul lavoro. Le clausole di indennizzo devono stabilire chi risponde per danni a terzi, violazioni normative o pratiche doganali non corrette e come saranno gestite le richieste di risarcimento, con obbligo di cooperazione e di notifica tempestiva.
Le normative applicabili, la sicurezza dei dati e la privacy sono elementi chiave, soprattutto per servizi integrati che implicano scambio di dati sensibili sui clienti o informazioni logistiche strategiche. Il contratto deve richiamare il rispetto delle normative vigenti, con richiamo specifico al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) per il trattamento dei dati personali; va disciplinato il ruolo di responsabile o titolare del trattamento, la finalità e la base giuridica del trattamento, le misure tecniche e organizzative per la sicurezza, i termini di conservazione, la gestione degli accessi e le procedure per data breach. Se sono previste interconnessioni informatiche, occorre dettagliare standard di cifratura, autenticazione, disponibilità dei servizi e procedure di backup.
Bisogna anche regolare la possibilità di ricorso a subfornitori e la gestione della manodopera. Il contratto deve stabilire se e in quali condizioni il fornitore può avvalersi di terzi, i criteri di selezione, le garanzie che tali subfornitori dovranno rispettare, la responsabilità del fornitore principale per le prestazioni dei subappaltatori e la facoltà del cliente di opporsi o richiedere sostituzioni. Se rilevante per la normativa locale, è opportuno disciplinare il trasferimento di personale in caso di cambio di operatore, con procedure di consultazione, gestione degli oneri e continuità occupazionale. Devono essere previsti anche obblighi di formazione del personale, controlli di accesso alle strutture e certificazioni di sicurezza.
La continuità operativa, le crisi e le transizioni richiedono clausole dettagliate su piani di emergenza, business continuity e transizione in ingresso e in uscita. È importante che il contratto descriva il piano di avvio, i tempi di ramp-up, le milestone di collaudo, le procedure di test accettazione e le penali o i rimedi in caso di mancato avvio nei tempi concordati. Allo stesso modo, alla fine del rapporto vanno previste modalità di handover dei beni e dei dati, trasferimento degli stock, supporto operativo per un periodo definito e condizioni economiche per la fase di uscita, al fine di garantire la continuità di servizio del cliente e minimizzare interruzioni o perdite.
Le clausole di durata, rinnovo e risoluzione devono essere strutturate in modo da permettere flessibilità senza compromettere la sicurezza operativa. La durata iniziale, le modalità di rinnovo automatico o tacito, i termini per la disdetta, la risoluzione per inadempimento e le conseguenze economiche della risoluzione anticipata vanno disciplinate con attenzione. È utile prevedere anche meccanismi di gestione delle variazioni contrattuali e del cambiamento operativo: una procedura formale di change control che stabilisca come si approvano modifiche di scope, tariffe o processi operativi riduce controversie e garantisce governance.
Infine, le clausole di contesto legale e procedurale completano lo schema contrattuale: scelta della legge applicabile e foro competente, procedure di risoluzione alternativa delle controversie come mediazione o arbitrato, modalità di notifica tra le parti, divieti di cessione o condizioni per la cessione dei diritti, clausole separabili e integrità dell’accordo. Nel redigere il testo è fondamentale usare un linguaggio preciso e non equivoco, evitare termini generici quando esistono misurazioni possibili, prevedere allegati tecnici per i dettagli operativi e lasciare spazi per aggiornamenti concordati nel tempo. Un ultimo suggerimento pratico è quello di far rivedere il contratto da un consulente legale esperto in diritto commerciale e da professionisti operativi del settore logistico per verificare che le disposizioni siano applicabili alla pratica quotidiana e che ripartiscano i rischi in modo coerente con le capacità operative delle parti.
Modello contratto di fornitura di servizi di logistica integrata
CONTRATTO DI FORNITURA DI SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
Tra
1) _______________, con sede legale in _______________, codice fiscale/Partita IVA _______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra _______________ in qualità di _______________ (di seguito “Committente”);
e
2) _______________, con sede legale in _______________, codice fiscale/Partita IVA _______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra _______________ in qualità di _______________ (di seguito “Fornitore”);
Premesso che
a) il Committente intende avvalersi dei servizi di logistica integrata descritti nel presente contratto;
b) il Fornitore dichiara di possedere le competenze, le autorizzazioni e le risorse necessarie per l’esecuzione dei servizi;
Si conviene e stipula quanto segue.
Art. 1 Oggetto
1.1 Il Fornitore si obbliga a fornire al Committente i servizi di logistica integrata consistenti in: _______________ (es. gestione magazzino, trasporto nazionale/internazionale, picking & packing, gestione resi, cross-docking, gestione doganale, ecc.), come dettagliato nell’Allegato A (Descrizione dei Servizi) che forma parte integrante del presente contratto.
1.2 Le modalità operative, i processi e le procedure applicabili sono descritti nell’Allegato B (Manuale Operativo) e negli SLA indicati nell’Allegato C (Service Level Agreement).
Art. 2 Durata
2.1 Il presente contratto ha durata dalla data _______________ al _______________, salvo rinnovo concordato per iscritto tra le Parti.
2.2 Ciascuna Parte può recedere anticipatamente con preavviso scritto di _______________ giorni, salvo quanto previsto dall’art. 12 (Risoluzione per Inadempimento).
Art. 3 Corrispettivi e condizioni di pagamento
3.1 In considerazione dei servizi il Committente corrisponderà al Fornitore i compensi e le tariffe indicati nell’Allegato D (Listino Tariffe).
3.2 Le fatture saranno emesse con cadenza _______________ (es. mensile) e sono pagabili a _______________ giorni dalla data fattura mediante bonifico su conto corrente intestato a _______________, IBAN _______________, BIC/SWIFT _______________.
3.3 Eventuali costi straordinari, quali spese doganali, penali di trasporto esterne o interventi urgenti, saranno oggetto di fatturazione separata previo accordo scritto tra le Parti.
Art. 4 Livelli di servizio (SLA) e penali
4.1 Il Fornitore si impegna a rispettare gli SLA indicati nell’Allegato C, che includono, a titolo esemplificativo, tempi di evasione ordini, precisione inventariale, tempi di consegna e livelli di servizio per i resi.
4.2 In caso di mancato rispetto degli SLA si applicheranno le penali previste nell’Allegato C, salva la facoltà del Committente di richiedere l’adempimento o la risoluzione del contratto nei casi di inadempimento grave.
Art. 5 Obblighi del Fornitore
5.1 Eseguire i servizi con diligenza professionale, conformemente alle leggi, regolamenti e prassi del settore.
5.2 Mantenere idonee strutture, attrezzature e personale qualificato, nonché le certificazioni eventualmente richieste: _______________.
5.3 Tenere aggiornato il sistema di tracciamento e fornire al Committente report periodici secondo quanto previsto nell’Allegato E (Reporting).
5.4 Comunicare tempestivamente al Committente ogni evento che possa influire sull’esecuzione dei servizi.
Art. 6 Obblighi del Committente
6.1 Fornire al Fornitore tutte le informazioni, documentazioni e autorizzazioni necessarie per l’esecuzione dei servizi.
6.2 Rispettare i termini di pagamento concordati.
6.3 Segnalare per iscritto reclami, anomalie o danni entro _______________ giorni dalla loro scoperta.
Art. 7 Subappalto e cessione
7.1 Il Fornitore potrà subappaltare parte dei servizi esclusivamente previo consenso scritto del Committente, che non potrà essere irragionevolmente negato.
7.2 È vietata la cessione del presente contratto senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte.
Art. 8 Proprietà e rischio delle merci
8.1 La proprietà delle merci rimane del Committente salvo diverso accordo scritto.
8.2 Il rischio delle merci transitano secondo quanto previsto nelle condizioni di consegna concordate (Incoterms _______________ o altra normativa applicabile).
8.3 Il Fornitore è responsabile della custodia e della conservazione delle merci durante il periodo di stoccaggio e movimentazione a lui affidate.
Art. 9 Inventario e controllo qualità
9.1 Il Fornitore mantiene registri inventariali aggiornati e consente al Committente di effettuare verifiche secondo le modalità previste nell’Allegato E.
9.2 Eventuali discrepanze di inventario o difetti dovranno essere contestati entro _______________ giorni; decorso tale termine si applicheranno le regole indicate nell’Allegato A.
Art. 10 Assicurazioni
10.1 Il Fornitore si impegna a mantenere attive polizze assicurative per responsabilità civile operativa, trasporti e stoccaggio con massimali minimi di _______________ per evento e _______________ per anno, nonché polizze aggiuntive per danni alla merce per un valore minimo di _______________.
10.2 Su richiesta il Fornitore fornirà copia delle polizze e dei relativi certificati di copertura.
Art. 11 Riservatezza e protezione dei dati
11.1 Le Parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali ricevute e a non divulgarle a terzi salvo quanto strettamente necessario per l’esecuzione del contratto.
11.2 Il trattamento dei dati personali sarà conforme alla normativa vigente (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Le modalità sono dettagliate nell’Allegato F (Trattamento Dati Personali).
Art. 12 Responsabilità e indennizzi
12.1 Le Parti sono responsabili per i danni derivanti da dolo o colpa grave. Per danni da colpa lieve la responsabilità del Fornitore è limitata a _______________ per evento e _______________ complessivi salvo diverso accordo.
12.2 Il Fornitore si impegna a tenere indenne il Committente da qualsiasi pretesa di terzi correlata all’esecuzione dei servizi, fatta salva la responsabilità del Committente per fatti a lui imputabili.
Art. 13 Forza maggiore
13.1 Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore, da comunicarsi tempestivamente e documentate, tra cui ma non limitate a: calamità naturali, guerre, atti di autorità pubbliche, scioperi generali. Le Parti negozieranno in buona fede le misure da adottare.
Art. 14 Risoluzione per inadempimento
14.1 In caso di inadempimento grave e non sanato entro _______________ giorni dalla ricezione di formale diffida, la parte adempiente potrà risolvere il contratto mediante comunicazione scritta, fermo restando il diritto al risarcimento dei danni.
Art. 15 Audit e controllo
15.1 Il Committente o suoi incaricati avranno il diritto di effettuare audit presso le sedi del Fornitore, previo preavviso di _______________ giorni e nei limiti previsti dall’Allegato E, per verificare la conformità delle attività.
Art. 16 Modifiche
16.1 Qualsiasi modifica al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 17 Comunicazioni
17.1 Tutte le comunicazioni tra le Parti saranno effettuate per iscritto ai seguenti indirizzi: Committente _______________; Fornitore _______________.
Art. 18 Riservatezza degli allegati
18.1 Gli Allegati A, B, C, D, E e F costituiscono parte integrante del presente contratto e sono vincolanti tra le Parti.
Art. 19 Legge applicabile e foro competente
19.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
19.2 Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto le Parti concordano la competenza esclusiva del Foro di _______________, salvo diverso accordo per la mediazione obbligatoria ove applicabile.
Art. 20 Disposizioni finali
20.1 Il presente contratto annulla e sostituisce ogni precedente intesa tra le Parti in relazione all’oggetto.
20.2 Qualora una clausola del presente contratto sia ritenuta invalida o inefficace, tale invalidità non pregiudicherà la validità delle restanti clausole.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo _______________, Data _______________
Per il Committente
Nome e qualifica _______________
Firma _______________
Per il Fornitore
Nome e qualifica _______________
Firma _______________
Allegati:
Allegato A – Descrizione dei Servizi _______________
Allegato B – Manuale Operativo _______________
Allegato C – Service Level Agreement (SLA) _______________
Allegato D – Listino Tariffe _______________
Allegato E – Reporting e Audit _______________
Allegato F – Trattamento Dati Personali _______________