Redigere un contratto di servizi di vigilanza non è solo una formalità burocratica: è lo strumento che definisce responsabilità, aspettative e limiti di rischio tra committente e prestatore. Un buon contratto tutela le persone e i beni, previene fraintendimenti operativi e riduce l’esposizione a contenziosi, garantendo al contempo che i servizi forniti siano misurabili e conformi alle normative vigenti. Questa guida accompagna passo dopo passo chi deve predisporre un accordo — responsabili di struttura, uffici acquisti, studi legali e imprese di sicurezza — illustrando le clausole essenziali (oggetto, durata, obblighi, turni, formazione, attrezzature, assicurazioni, riservatezza, responsabilità e modalità di risoluzione), gli errori più comuni da evitare e le best practice per scrivere termini chiari e applicabili. Al termine avrai strumenti pratici per costruire un contratto solido, comprensibile e difendibile.
Come scrivere un contratto di servizi di vigilanza
Per redigere un contratto di servizi di vigilanza con rigore professionale è essenziale partire dalla definizione puntuale delle parti e dei termini che saranno utilizzati nel testo: indicare con precisione la ragione sociale e i riferimenti identificativi dell’appaltatore e del committente, il loro ruolo contrattuale e stabilire un glossario che eviti ambiguità terminologiche (per esempio cosa si intende per “sito”, “turno”, “intervento”, “incidente”, “allarme”, “personale in servizio”, ecc.). Una premessa chiara sul contesto operativo e gli obiettivi di sicurezza attesi aiuta a circoscrivere l’ambito del contratto ed è utile per collegare in modo coerente gli obblighi tecnici e le responsabilità economiche.
La descrizione dell’oggetto del contratto deve essere esaustiva: non limitarsi a enunciare “servizi di vigilanza”, ma specificare le sedi, i confini operativi, gli orari di copertura, la tipologia di vigilanza (passiva, attiva, portierato, controllo accessi, ronda, vigilanza armata se pertinente e ammessa dalla normativa), le tecnologie coinvolte (CCTV, sistemi di allarme, controllo accessi, integrazione con centrali operative), i livelli di servizio attesi e le modalità di integrazione con i sistemi del committente. Le mansioni del personale vanno descritte con precisione operativa: compiti di presidio, controllo veicoli, verifica identità, registrazione presenze, modalità di intervento in caso di allarme, gestione dell’evacuazione, custodia di beni, consegna di chiavi, redazione dei verbali e dei rapporti di servizio. La specificazione operativa riduce i margini di interpretazione che spesso generano contenziosi.
La qualifica, la formazione e la selezione del personale meritano una clausola dettagliata: indicare i requisiti minimi di esperienza e le certificazioni richieste, l’obbligo di idoneità secondo le normative vigenti, le procedure di verifica dei precedenti (compresi eventuali controlli penali), le prove di formazione iniziale e aggiornamenti periodici, la responsabilità dell’appaltatore per il rispetto delle regole sull’orario di lavoro e sulle pause. Se il servizio prevede vigilanza armata, la clausola deve rinviare espressamente al possesso di licenze e autorizzazioni e disciplinare le responsabilità sul possesso e l’uso di armi, nonché i protocolli di sicurezza correlati. È opportuno contemplare la presentazione a scadenze prefissate di elenchi del personale in servizio, dei certificati di formazione e delle relative coperture assicurative.
Le prestazioni devono essere regolate attraverso standard misurabili: stabilire indicatori di performance (per esempio tempi di intervento, percentuali di presenza sui turni, numero massimo di difformità consentite) e descrivere le modalità di misurazione, i rapporti da produrre e le frequenze dei controlli. Collegare ai KPI meccanismi di incentivo o di penalità evita dispute future; è però fondamentale che i parametri siano oggettivi, verificabili e accompagnati dalla procedura di contestazione e rettifica delle rilevazioni. Prevedere audit periodici da parte del committente o di un organismo terzo e le modalità di accesso agli indicatori operativi e ai registri di servizio garantisce trasparenza e controllo.
La disciplina economica deve essere precisa: definire il corrispettivo, il modo e i termini di pagamento, l’eventuale IVA o altre imposte applicabili, le modalità di fatturazione, la tempistica per la presentazione di note spese o giustificativi e le penali per ritardi nei pagamenti. Se il contratto prevede voci variabili (turni straordinari, eventi speciali, servizi aggiuntivi) occorre indicare il meccanismo di determinazione dei prezzi e le condizioni per il loro riconoscimento. È consigliabile prevedere garanzie finanziarie a favore del committente, come fideiussioni per l’adempimento o cauzioni provvisorie e definitive, nonché la facoltà del committente di trattenere quote in caso di inadempimento grave e documentato.
La gestione della sicurezza delle informazioni e della protezione dei dati personali è punto cruciale: indicare chiaramente i ruoli di titolare e responsabile del trattamento dei dati secondo il Regolamento EU 2016/679 (GDPR) e la normativa italiana, descrivere le categorie di dati che saranno trattate, le finalità e la durata del trattamento, le misure tecniche e organizzative adottate per la protezione dei dati, gli obblighi di notifica in caso di violazioni e la necessità di sottoscrivere un accordo di trattamento dati. Nel testo va prevista la conservazione e la distruzione sicura di documentazione sensibile, la gestione dei flussi video (inclusa la durata di conservazione delle registrazioni CCTV) e l’obbligo dell’appaltatore di consentire ispezioni e di consegnare dati e registri al committente su richiesta.
Le responsabilità, le garanzie e le assicurazioni devono essere parametrate al rischio: il contratto dovrebbe dettagliare la responsabilità per danni diretti e indiretti, le limitazioni di responsabilità (con attenzione a non escludere responsabilità per dolo o colpa grave quando la legge non lo consenta), le polizze assicurative minime richieste (responsabilità civile verso terzi, infortuni sul lavoro, coperture per furto o danneggiamento correlati a cattiva custodia), gli obblighi di tenuta delle relative attestazioni e l’onere di manlevare il committente da pretese avanzate da terzi a causa di negligenze del personale di vigilanza. È utile indicare il massimale assicurativo e il periodo di efficacia delle garanzie.
La disciplina delle modifiche, della sospensione e della risoluzione va costruita in modo equilibrato: prevedere una procedura di gestione delle variazioni (change control) che preveda preventivi, approvazione scritta e adeguamento economico, stabilire cause di risoluzione per inadempimento grave e per reiterati inadempimenti minori con un termine di “cure” per porre rimedio, e definire le conseguenze della risoluzione anticipata, compresi gli obblighi di restituzione di beni, documenti e la gestione della transizione. Includere una clausola di forza maggiore che includa eventi straordinari e stabilisca obblighi di comunicazione e tempistiche per la ripresa del servizio. Dettagliare inoltre i diritti del committente in caso di mancata prestazione, come la possibilità di procurarsi la prestazione a terzi a spese dell’appaltatore.
La disciplina del subappalto e del trasferimento di personale richiede attenzione: vietare il subappalto senza autorizzazione scritta o consentirlo solo per parti specifiche, imporre l’obbligo di informare il committente e di ottenere approvazione per subappaltatori selezionati, e garantire che i subappaltatori rispettino gli stessi standard contrattuali. Per il personale già impiegato nel servizio, prevedere le regole di gestione del personale in caso di cambio fornitore, rispettando le norme sul trasferimento d’azienda e gli obblighi verso i lavoratori; stabilire l’onere dell’appaltatore per il rispetto della normativa del lavoro, previdenziale e assistenziale, e prevedere la manleva a favore del committente per eventuali crediti dei lavoratori non corrisposti dall’appaltatore.
Quanto alla organizzazione operativa, inserire obblighi relativi al piano di mobilitazione, al periodo di start-up, all’addestramento specifico per il sito e al piano di demobilitazione alla scadenza contrattuale. Determinare i punti di contatto per entrambe le parti, nominare i responsabili di contratto e fissare incontri periodici operativi e direzionali per il riesame del servizio. Descrivere le modalità di gestione delle emergenze, i protocolli di coordinamento con le forze dell’ordine o i servizi di emergenza, le procedure di escalation e la modalità di tenuta e conservazione dei registri degli incidenti e dei verbali di intervento.
Per rendere il contratto operativo e immediatamente applicabile, allegare documenti tecnici e operativi che costituiscano parte integrante dell’accordo: piani operativi, diagrammi di sito, orari e turnazioni, elenchi del personale con relativi ruoli, modelli di reportistica, manuali procedurali e valutazioni dei rischi specifiche. Richiamare esplicitamente negli articoli principali gli allegati e stabilire che in caso di conflitto tra disposizioni prevale quanto riportato nel corpo del contratto, salvo diverso accordo scritto. Inserire clausole di integrazione che prevedano che modifiche future debbano essere formalizzate per iscritto.
Non trascurare aspetti formali e di interpretazione: inserire clausole che disciplinino la legge applicabile e il foro competente, prevedere procedure di negoziazione preventiva o mediazione obbligatoria prima di adire le vie giudiziarie, e regole per le comunicazioni tra le parti (modalità, indirizzi e termini). Completano il contratto le consuete clausole di salvaguardia come l’integralità dell’accordo, la separabilità delle clausole invalide e la rinuncia a diritti che deve essere sempre espressa per essere efficace.
Infine, nel redigere il testo è fondamentale usare un linguaggio chiaro, preciso e non contraddittorio, evitare formulazioni vaghe e termini soggetti a interpretazioni divergenti; numerare gli articoli, citare con precisione le norme di riferimento quando rilevante e prevedere un controllo legale specializzato prima della sottoscrizione per assicurarsi che il contenuto sia conforme alla normativa nazionale e settoriale vigente. Un controllo preventivo su aspetti fiscali, assicurativi, di lavoro e di privacy riduce significativamente il rischio di contenziosi e garantisce che il contratto sia non solo esaustivo ma anche applicabile nella pratica.
Modello contratto di servizi di vigilanza
CONTRATTO DI SERVIZI DI VIGILANZA
L’anno _______________ il giorno _______________ del mese di _______________, in _______________,
Tra:
1) _______________, con sede legale in _______________, codice fiscale/partita IVA _______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra _______________ in qualità di _______________ (di seguito “Committente”);
e
2) _______________, con sede legale in _______________, codice fiscale/partita IVA _______________, iscritta alla Camera di Commercio di _______________ al n. _______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra _______________ in qualità di _______________ (di seguito “Appaltatore” o “Impresa di Vigilanza”),
premesso che:
a) il Committente intende avvalersi di servizi di vigilanza e protezione di beni, impianti e persone presso i propri locali/aree siti in _______________;
b) l’Appaltatore è in possesso delle autorizzazioni, licenze e requisiti professionali necessari per lo svolgimento dell’attività di vigilanza;
si conviene e stipula quanto segue.
1. Oggetto
1.1 L’Appaltatore si impegna a fornire al Committente, alle condizioni del presente contratto, i servizi di vigilanza descritti nell’Allegato A (Oggetto e Modalità di Esecuzione), che costituisce parte integrante del presente contratto.
1.2 Il servizio comprende, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le attività di: controllo accessi, ronde interne/esterne, sorveglianza statica, controllo impianti, interventi di pronto intervento, redazione rapportini di servizio e coordinamento con le Forze dell’Ordine, salvo diversa precisazione nell’Allegato A.
2. Durata
2.1 Il presente contratto decorre dalla data _______________ e avrà durata di _______________ (mesi/anni), salvo proroga concordata per iscritto dalle parti.
2.2 Ciascuna parte potrà recedere dal contratto con preavviso scritto di _______________ giorni, salvo quanto previsto all’art. 12 (Risoluzione per Inadempimento).
3. Personale e requisiti
3.1 L’Appaltatore garantisce che il personale impiegato è idoneo, formato e in possesso delle abilitazioni richieste dalla normativa vigente, nonché delle schede di idoneità e titoli professionali. Elenco e qualifiche sono riportati nell’Allegato B.
3.2 L’Appaltatore è responsabile della selezione, formazione, amministrazione, disciplina e responsabilità civile e penale del proprio personale.
3.3 L’Appaltatore provvederà alla sostituzione immediata, su richiesta del Committente, di dipendenti ritenuti non idonei o non conformi agli standard delimitati nel presente contratto.
4. Modalità di esecuzione
4.1 L’Appaltatore eseguirà i servizi con diligenza professionale, secondo le istruzioni operative indicate nell’Allegato A.
4.2 L’orario di servizio, turni, presenze e rapportini giornalieri saranno documentati e trasmessi secondo le modalità indicate nell’Allegato A.
4.3 Eventuali prestazioni aggiuntive non disciplinate nel presente contratto dovranno essere oggetto di specifico ordine scritto del Committente e saranno corrisposte secondo le tariffe concordate e validate per iscritto.
5. Materiali, divise e attrezzature
5.1 L’Appaltatore fornirà il personale con le divise, i dispositivi di protezione individuale e le attrezzature necessarie allo svolgimento del servizio, come specificato nell’Allegato C.
5.2 Nel caso in cui il Committente metta a disposizione locali, impianti o attrezzature, l’utilizzo dovrà essere regolato per iscritto; l’Appaltatore è responsabile dell’uso corretto e della custodia.
6. Armamento e uso della forza
6.1 Il presente servizio è di natura: (barrare/indicare) _______________ non armata / _______________ armata.
6.2 In caso di servizio armato, l’Appaltatore dichiara che il personale è in possesso delle autorizzazioni personali previste dalla legge e che le armi sono detenute e custodite secondo normativa vigente. Le procedure d’impiego della forza sono quelle indicate nell’Allegato A e devono rispettare la normativa applicabile.
7. Corrispettivi e modalità di pagamento
7.1 Il Committente corrisponderà all’Appaltatore un corrispettivo pari a _______________ (euro) per _______________ (mese/ora/intervento), come dettagliato nell’Allegato D.
7.2 Le fatture saranno emesse con cadenza _______________ e dovranno essere pagate entro _______________ giorni dalla data di ricezione al conto corrente intestato a _______________ IBAN _______________.
7.3 In caso di ritardato pagamento saranno dovuti gli interessi di mora pari al tasso legale aumentato di _______________ punti percentuali, senza bisogno di messa in mora.
8. Garanzie e penali
8.1 In caso di inadempimento dell’Appaltatore alle obbligazioni essenziali del contratto, il Committente potrà applicare penali pari a _______________ per ogni infrazione documentata, fatto salvo il diritto al risarcimento dell’ulteriore danno.
8.2 Le penali saranno detratte dalle fatture o richieste a parte, e il pagamento non esclude la possibilità per il Committente di risolvere il contratto per inadempimento.
9. Responsabilità e assicurazioni
9.1 L’Appaltatore sarà responsabile per danni a persone e cose derivanti da fatti imputabili al personale dipendente o a terzi incaricati dall’Appaltatore.
9.2 L’Appaltatore è tenuto a mantenere, per tutta la durata contrattuale, una polizza assicurativa di responsabilità civile verso terzi con massimale non inferiore a € _______________ (Allegato E: copia della polizza e quietanza di pagamento).
9.3 L’Appaltatore terrà indenne e manleverà il Committente da ogni pretesa, azione, costo e responsabilità derivante da violazioni contrattuali o da atti del personale.
10. Riservatezza e segreto aziendale
10.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali e i dati di cui verranno a conoscenza in esecuzione del presente contratto.
10.2 L’obbligo di riservatezza permane per la durata del contratto e per _______________ anni successivi alla sua cessazione.
11. Protezione dei dati personali (GDPR)
11.1 Le parti riconoscono che, nell’esecuzione del servizio, potranno trattare dati personali. Le modalità, finalità e responsabilità sono disciplinate nell’Allegato F (Accordo sul Trattamento dei Dati Personali), conforme al Reg. UE 2016/679 e normativa nazionale vigente.
11.2 L’Appaltatore si impegna a rispettare le misure tecniche e organizzative adeguate e a non trattare i dati per finalità diverse da quelle indicate dal Committente.
12. Subappalto e cessione
12.1 L’Appaltatore non potrà subappaltare, cedere o trasferire a terzi, in tutto o in parte, le obbligazioni derivanti dal presente contratto senza il preventivo consenso scritto del Committente.
12.2 In caso di autorizzazione al subappalto, l’Appaltatore resterà comunque responsabile verso il Committente dell’operato dei subappaltatori.
13. Forza maggiore
13.1 Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per ritardi o inadempimenti causati da eventi di forza maggiore, quali calamità naturali, guerra, scioperi, provvedimenti legislativi o amministrativi, interruzione dei servizi essenziali.
13.2 La parte interessata dovrà comunicare tempestivamente all’altra l’insorgenza dell’evento e adottare le misure necessarie per mitigare gli effetti.
14. Risoluzione per inadempimento
14.1 Il Committente potrà risolvere il contratto di diritto, con effetto immediato, qualora l’Appaltatore incorra in grave inadempimento, ivi compresa la reiterata mancata esecuzione del servizio, l’impiego di personale non autorizzato o comportamenti gravemente lesivi della sicurezza.
14.2 La risoluzione non pregiudica il diritto del Committente al risarcimento dei danni.
15. Verbali, controllo e audit
15.1 Il Committente ha il diritto di effettuare verifiche e controlli, in orario di servizio e previo preavviso ragionevole, per accertare la corretta esecuzione del servizio.
15.2 L’Appaltatore deve consentire l’accesso alla documentazione relativa al servizio e fornire i rapporti richiesti entro _______________ giorni dalla richiesta.
16. Comunicazioni
16.1 Ogni comunicazione relativa al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e inviata ai seguenti indirizzi: per il Committente _______________ ; per l’Appaltatore _______________.
16.2 Le comunicazioni saranno valide se inviate a mezzo raccomandata A/R, PEC _______________ o corriere con ricevuta di ritorno.
17. Clausola compromissoria e foro competente
17.1 Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto le parti convengono il foro esclusivo di _______________, salvo diversa pattuizione inderogabile.
(oppure, se si preferisce l’arbitrato: Le parti convengono che le controversie saranno risolte mediante arbitrato secondo il Regolamento di _______________, la sede dell’arbitrato sarà _______________).
18. Intero accordo e modifiche
18.1 Il presente contratto e i suoi allegati costituiscono l’integrale regolamentazione dei rapporti tra le parti e annullano e sostituiscono ogni precedente accordo, scritto o verbale.
18.2 Qualsiasi modifica dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
19. Nullità parziale
19.1 Qualora una clausola del presente contratto venga ritenuta nulla, invalida o inefficace, ciò non pregiudicherà la validità delle restanti clausole, che resteranno pienamente efficaci.
20. Disposizioni finali
20.1 Allegati costituiscono parte integrante del presente contratto: Allegato A (Oggetto e Modalità di Esecuzione), Allegato B (Elenco e Qualifiche del Personale), Allegato C (Materiali e Attrezzature), Allegato D (Corrispettivi e Tariffe), Allegato E (Polizza Assicurativa), Allegato F (Accordo sul Trattamento dei Dati Personali).
20.2 Parti dichiarano di aver letto e compreso tutte le clausole del presente contratto e di accettarle senza riserve.
Luogo e data: _______________
Per il Committente
Nome: __________________________
Firma: _________________________
Per l’Appaltatore
Nome: __________________________
Firma: _________________________
Allegati:
– Allegato A: _______________
– Allegato B: _______________
– Allegato C: _______________
– Allegato D: _______________
– Allegato E: _______________
– Allegato F: _______________