Redigere un contratto di disbrigo pratiche è un passaggio fondamentale per garantire chiarezza e tutela sia al professionista che al cliente. Questo tipo di accordo disciplina le modalità con cui un soggetto – tipicamente un’agenzia o un consulente – si occupa di svolgere, per conto di terzi, procedure amministrative, burocratiche o pratiche specifiche. Un contratto ben strutturato previene equivoci, stabilisce con precisione obblighi, tempi e compensi, e costituisce uno strumento essenziale in caso di controversie. In questa guida verranno illustrati gli elementi chiave da inserire, i passaggi da seguire e i suggerimenti pratici per redigere un documento efficace, conforme alla normativa vigente e realmente utile per tutte le parti coinvolte.
Come scrivere un contratto di disbrigo pratiche
Scrivere un contratto di disbrigo pratiche richiede innanzitutto una chiara comprensione delle esigenze delle parti coinvolte e della natura dei servizi che verranno prestati. Il contratto deve essere redatto in modo da specificare con precisione l’oggetto dell’accordo, ovvero l’attività di disbrigo pratiche che può comprendere, a seconda del caso, la gestione di documentazione amministrativa, la presentazione di istanze presso enti pubblici o privati, oppure l’intermediazione per l’ottenimento di autorizzazioni, certificati o altri atti amministrativi per conto del cliente.
La prima fase consiste nell’identificare le parti contraenti con i relativi dati anagrafici o societari completi: è fondamentale che sia chi presta il servizio (di solito un’agenzia, un professionista o una società specializzata) sia il cliente (persona fisica o giuridica) siano chiaramente indicati. Successivamente, il contratto deve descrivere dettagliatamente il contenuto della prestazione. Questo significa elencare e spiegare le attività specifiche che il fornitore del servizio si impegna a svolgere, indicando se vi sono esclusioni o limiti particolari, nonché la documentazione che il cliente dovrà fornire affinché il disbrigo delle pratiche possa essere effettuato con efficacia.
Un aspetto cruciale riguarda la definizione della durata dell’accordo e delle modalità di esecuzione. È importante stabilire se la prestazione sarà a termine, ovvero limitata al completamento di determinati adempimenti, oppure se il rapporto si protrarrà nel tempo, magari con un rinnovo automatico o su richiesta. Si dovranno poi fissare le tempistiche entro cui le pratiche dovranno essere evase, prevedendo la possibilità di proroghe in presenza di cause di forza maggiore o per motivi imputabili a terzi (ad esempio, ritardi degli enti pubblici).
Non meno rilevante è la previsione degli aspetti economici. Bisogna specificare il compenso spettante al prestatore del servizio, le modalità di pagamento (ad esempio, acconto, saldo a conclusione della pratica, pagamento rateale), e se sono previsti rimborsi spese o costi aggiuntivi per bolli, diritti o altre spese vive. È buona prassi indicare anche se il compenso è fisso, variabile in base al numero e alla tipologia delle pratiche, oppure legato all’effettivo buon esito della richiesta.
Il contratto deve inoltre prevedere la tutela della riservatezza e la corretta gestione dei dati personali, soprattutto se il disbrigo delle pratiche comporta la raccolta o il trattamento di informazioni sensibili. In tal senso, è necessario adeguarsi alla normativa vigente in materia di privacy (GDPR in ambito europeo), precisando le finalità e le modalità di trattamento dei dati.
Un ulteriore elemento da non trascurare riguarda la responsabilità delle parti. È opportuno chiarire che il prestatore si impegna ad agire con diligenza e professionalità, ma che non può essere ritenuto responsabile per eventuali dinieghi, ritardi o complicazioni derivanti dall’operato di enti terzi o da informazioni incomplete o errate fornite dal cliente. In caso di inadempimento, il contratto dovrebbe prevedere le conseguenze, come la possibilità di risoluzione del rapporto e l’eventuale richiesta di risarcimento danni.
Infine, il contratto deve disciplinare le modalità di recesso e risoluzione anticipata, specificando i termini entro cui ciascuna parte può sciogliere l’accordo e le condizioni che giustificano tale scelta. È consigliabile inserire una clausola che regoli la gestione delle controversie, preferibilmente indicando il foro competente o prevedendo, se le parti lo desiderano, strumenti alternativi di risoluzione come la mediazione.
La stesura deve essere chiara, priva di ambiguità e redatta in forma scritta, con data e firma di entrambe le parti. Prima della sottoscrizione, è utile rileggere attentamente il documento per verificare che tutte le esigenze siano correttamente rappresentate e che non vi siano clausole vessatorie o svantaggiose per una delle parti. In caso di dubbi, il ricorso a un professionista del settore legale può garantire la validità e l’efficacia del contratto nel tempo.
Modello contratto di disbrigo pratiche
CONTRATTO DI INCARICO PER DISBRIGO PRATICHE
Tra
Il Sig./La Sig.ra ____, nato/a a _ il ____, residente in ___, via __ n. , Codice Fiscale __, di seguito denominato "Committente",
e
Il Sig./La Sig.ra ____, nato/a a __ il ____, residente in _____, via __ n. _, Codice Fiscale __, in qualità di titolare dell’agenzia ____ con sede in _____, via __ n. _, Partita IVA __, di seguito denominato "Prestatore",
si conviene e si stipula quanto segue:
Art. 1 – Oggetto dell’incarico
Il Committente conferisce al Prestatore incarico per il disbrigo delle seguenti pratiche: __.
Art. 2 – Durata
L’incarico avrà durata dal al , salvo proroga concordata per iscritto tra le parti.
Art. 3 – Compenso
Per l’espletamento dell’incarico, il Committente corrisponderà al Prestatore la somma di € (euro ____), oltre IVA se dovuta, secondo le seguenti modalità: ____.
Art. 4 – Obblighi del Prestatore
Il Prestatore si impegna a svolgere le pratiche affidate con diligenza e tempestività, nel rispetto della normativa vigente e delle istruzioni ricevute dal Committente.
Art. 5 – Obblighi del Committente
Il Committente si impegna a fornire al Prestatore tutta la documentazione e le informazioni necessarie per l’esecuzione dell’incarico, nei tempi concordati.
Art. 6 – Rimborso spese
Le spese vive sostenute dal Prestatore per l’espletamento delle pratiche saranno rimborsate dal Committente previa presentazione di idonea documentazione giustificativa.
Art. 7 – Riservatezza
Il Prestatore si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni e i dati di cui venga a conoscenza nell’esecuzione dell’incarico.
Art. 8 – Recesso
Ciascuna parte può recedere dal presente contratto in qualsiasi momento, dandone comunicazione scritta all’altra parte con un preavviso di almeno giorni. In tal caso, il Prestatore avrà diritto al compenso proporzionato all’attività svolta fino alla data di recesso, nonché al rimborso delle spese effettivamente sostenute.
Art. 9 – Foro competente
Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di ____.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data
Il Committente ____
Il Prestatore ___