Redigere un contratto di somministrazione per il servizio mensa richiede equilibrio tra rigore giuridico e concretezza operativa: non si tratta solo di fissare prezzi e scadenze, ma di tradurre in clausole chiare le esigenze nutrizionali, sanitarie, logistiche e di qualità dell’ente committente. In questa guida troverai un percorso pratico per costruire un testo che tuteli entrambe le parti, definisca responsabilità e standard di servizio, disciplini modalità di controllo e rendicontazione, e preveda strumenti efficaci per la gestione di variazioni, inadempimenti e controversie. Partiremo dagli elementi imprescindibili — oggetto, durata, corrispettivo, menu e requisiti igienico-sanitari — per arrivare a clausole operative su subappalto, sicurezza alimentare, privacy e revisione prezzi. L’approccio è orientato alla chiarezza: esempi concreti e checklist aiuteranno a trasformare esigenze complesse in clausole semplici, applicabili e verificabili.
Come scrivere un contratto di somministrazione servizio mensa
Per redigere un contratto di somministrazione per il servizio mensa è necessario un approccio che coniughi chiarezza giuridica, concreta operatività e attenzione alle norme tecniche e sanitarie. La prima cura è definire con precisione le parti contraenti, indicando ragione sociale, sede, rappresentanti legali e recapiti, e stabilire in apertura la natura del rapporto: si tratta di un contratto di somministrazione continuativa di pasti e servizi connessi, eventualmente con riferimento alla disciplina civilistica applicabile e, se rilevante, alle norme sugli appalti pubblici. È fondamentale inserire una sezione di definizioni che chiarisca i termini tecnici usati nel testo, così da evitare ambiguità su concetti come “pasto”, “giornata lavorativa”, “pasti speciali”, “fornitura a consumo”, “unità di misura” o “menu approvato”.
La descrizione dell’oggetto deve essere esaustiva: indicare la tipologia del servizio (somministrazione in loco, servizio di catering esterno, distribuzione tramite buoni mensa o self-service), gli orari e i giorni di erogazione, la capacità oraria o giornaliera prevista, le modalità di preparazione e somministrazione, i locali e le attrezzature fornite da ciascuna parte, e gli spazi di responsabilità per stoccaggio, conservazione e lavaggio stoviglie. Il contratto deve specificare i menù e la loro variabilità stagionale, prevedendo allegati tecnici contenenti esempi di menu, schede nutrizionali e la gestione delle diete speciali e delle allergie. È opportuno stabilire criteri precisi per la qualità delle materie prime, l’origine e le certificazioni richieste (ad esempio biologico, DOP/IGP), nonché i vincoli di sostenibilità e riduzione degli sprechi qualora rilevanti.
La conformità alle normative igienico-sanitarie deve essere esplicitamente prescritta: il fornitore dovrà rispettare la normativa europea e nazionale in materia di sicurezza alimentare, applicare e documentare il piano HACCP, garantire la tracciabilità degli ingredienti e la gestione degli allergeni, e sottoporsi a ispezioni e audit periodici da parte del committente o di enti terzi. Devono essere indicate le qualifiche del personale addetto, i requisiti sanitari e formativi, l’obbligo di sostituzione tempestiva del personale assente e le regole per l’abbigliamento e l’igiene. Vanno precisate le responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro e le specifiche relative alle apparecchiature utilizzate, manutenzione e interventi di sanificazione.
La disciplina economica richiede accuratezza: il corrispettivo può essere strutturato a forfait, a prezzo unitario per pasto o misto, con modalità di fatturazione, termini di pagamento e eventuali meccanismi di compensazione in caso di pasti non erogati. È importante prevedere clausole di revisione prezzi legate ad indici concordati o a variazioni documentate dei costi delle materie prime, ma anche limiti e termini per l’applicazione di tali adeguamenti. Le penali per inadempienze qualitative o quantitative, nonché le procedure di contestazione, accertamento e applicazione delle riduzioni di corrispettivo devono essere descritte con indicatori misurabili: ad esempio soglie per la non conformità, tempistiche per la comunicazione e modalità di calcolo delle penali o dei crediti in fattura.
Va disciplinata la responsabilità civilistica e la copertura assicurativa: indicare l’assunzione di responsabilità per danni da contaminazione alimentare, danni a persone o cose derivanti dal servizio, nonché l’obbligo del fornitore di mantenere polizze di responsabilità civile con massimali adeguati e la facoltà del committente di richiedere certificati assicurativi. Occorre inserire clausole di indennizzo a favore del committente per il caso di violazioni normative, ricorsi o richieste di risarcimento da parte di terzi collegate al servizio.
La gestione degli imprevisti e la durata del contratto sono nodi critici: stabilire la durata del rapporto, le eventuali proroghe, i termini e le condizioni per la risoluzione anticipata per giusta causa o per inadempimento, nonché procedure di conciliazione preventiva. La disciplina del subappalto e della cessione del contratto deve essere chiara: vietare o consentire la subfornitura solo con autorizzazione scritta, richiedere il mantenimento della responsabilità primaria del somministrante e l’elenco dei subfornitori autorizzati negli allegati. Prevedere un piano di continuità operativa e misure per la gestione delle emergenze (come interruzioni di fornitura, crisi sanitarie o eventi atmosferici) insieme a obblighi di comunicazione rapida.
La protezione dei dati personali e la riservatezza si legano alla gestione di informazioni sensibili dei consumatori e dei lavoratori: inquadrare il trattamento dei dati conformemente al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), disciplinare i ruoli di titolare e responsabile del trattamento, prevedere misure tecniche e organizzative idonee alla protezione dei dati e vincolare le parti al segreto commerciale e alla non divulgazione delle informazioni aziendali. Se sono presenti sistemi di prenotazione elettronica o gestione dei buoni pasto, specificare le responsabilità relative alla sicurezza informatica e ai back-up.
Per assicurare la qualità del servizio nel tempo è utile inserire Service Level Agreement misurabili: frequenza e modalità delle verifiche qualitative e quantitative, indicatori di soddisfazione degli utenti, protocolli per l’ispezione e il campionamento dei pasti, reporting periodico e incontri di riesame. Le procedure di gestione delle non conformità, le tempistiche per l’adozione di azioni correttive e il diritto del committente di sostituire o richiedere la rettifica del servizio sono elementi che devono essere descritti con termini temporali precisi.
La clausola di forza maggiore deve prevedere eventi esonerativi, le modalità di comunicazione e le conseguenze sul giudizio temporale delle prestazioni, la sospensione temporanea o la risoluzione se il fatto perdura. Le garanzie contrattuali e i limiti di responsabilità dovrebbero essere calibrati in modo da bilanciare la tutela del committente con la sostenibilità economica dell’operatore, evitando formule troppo generiche che lascino aperte contestazioni. Per le controversie conviene stabilire un foro competente o, in alternativa, un meccanismo di mediazione o arbitrato, precisando la legge applicabile al rapporto.
Dal punto di vista operativo e documentale, prevedere allegati che costituiscano parte integrante del contratto: menu certificati, listino prezzi, piani HACCP, polizze assicurative, certificazioni del personale, eventuali autorizzazioni sanitarie e piani di emergenza. Assicurarsi che ogni allegato sia richiamato puntualmente nel corpo del contratto e che qualsiasi modifica alle specifiche tecniche o commerciali avvenga tramite accordo scritto sottoscritto da entrambi. Nella stesura usare un linguaggio preciso, evitando formule vaghe come “in via ragionevole” senza parametri; definire sempre termini temporali chiari e criteri misurabili per le prestazioni richieste.
Infine, prima della firma è buona pratica far revisionare il testo da un consulente legale specializzato in diritto commerciale e normativa alimentare, e coinvolgere le funzioni aziendali operative (qualità, acquisti, sicurezza) per verificare la fattibilità delle clausole tecniche. La firma deve essere effettuata da soggetti legalmente rappresentativi, con allegata la documentazione che prova i poteri di firma, e conservata in forma che consenta la prova dell’accordo, tenendo conto anche della validità di firme elettroniche qualificate se si procede digitalmente. Un contratto costruito in questo modo tutela le parti, riduce i rischi di contenzioso e definisce strumenti pratici per gestire il servizio mensa in modo efficace e conforme alle normative.
Modello contratto di somministrazione servizio mensa
CONTRATTO DI SOMMINISTRAZIONE SERVIZIO MENSA
Tra le parti:
– da una parte _______________ con sede in _______________, codice fiscale / partita IVA _______________, rappresentata da _______________ (di seguito “Somministratore”);
– e dall’altra _______________ con sede in _______________, codice fiscale / partita IVA _______________, rappresentata da _______________ (di seguito “Committente”);
PREMESSO CHE
– il Committente intende assicurare ai propri dipendenti/utenti un servizio di ristorazione collettiva presso _______________;
– il Somministratore è disponibile a fornire detto servizio secondo i termini e le condizioni di seguito riportati;
Tutto ciò premesso, si conviene e stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1.1 Il Somministratore si impegna a fornire al Committente il servizio di somministrazione pasti (servizio mensa) presso _______________, comprensivo di preparazione, fornitura, somministrazione e raccolta rifiuti come dettagliato nel presente contratto.
1.2 Il servizio comprende: elaborazione dei menù, approvvigionamento materie prime, preparazione pasti, distribuzione, pulizia delle aree di somministrazione, gestione del personale addetto, ed eventuale catering per eventi specifici.
Art. 2 – Durata
2.1 Il presente contratto ha durata dal _______________ al _______________, rinnovabile previo accordo scritto tra le parti.
2.2 Ciascuna parte può recedere anticipatamente con preavviso scritto di _______________ giorni, fatto salvo quanto previsto all’art. 12.
Art. 3 – Orari e calendario
3.1 Il servizio sarà erogato nei giorni e negli orari indicati dal Committente: _______________.
3.2 Eventuali variazioni temporanee saranno comunicate con preavviso di almeno _______________ giorni, salvo urgenze.
Art. 4 – Menù e qualità alimentare
4.1 Il Somministratore fornirà menù settimanali/trimestrali conformi alle normative vigenti e alle esigenze nutrizionali indicate dal Committente: _______________.
4.2 Il Committente potrà richiedere adattamenti per diete particolari o allergie per i soggetti indicati: _______________.
4.3 Tutti i prodotti impiegati saranno di prima qualità, conformi alle norme igienico-sanitarie e dotati di tracciabilità.
Art. 5 – Prezzi e modalità di pagamento
5.1 Il compenso per il servizio è fissato in Euro _______________ (IVA _______________ inclusa/esclusa) per pasto/periodo come dettagliato nell’allegato economico.
5.2 I pagamenti saranno effettuati entro _______________ giorni fine mese dalla data fattura, mediante bonifico bancario su conto corrente intestato _______________, IBAN _______________.
5.3 Le fatture dovranno essere inviate a: _______________.
Art. 6 – Adeguamento dei prezzi
6.1 I prezzi potranno essere adeguati in caso di variazioni documentate dei costi delle materie prime, manodopera, energia o imposte, previa comunicazione e giustificazione da parte del Somministratore con preavviso di _______________ giorni.
Art. 7 – Personale
7.1 Il Somministratore fornirà personale idoneo e qualificato, in regola con contributi e assicurazioni obbligatorie, per lo svolgimento del servizio.
7.2 Il Committente potrà richiedere la sostituzione di personale ritenuto non idoneo, motivando la richiesta per iscritto; il Somministratore provvederà alla sostituzione entro _______________ giorni.
Art. 8 – Locali, attrezzature e forniture
8.1 Le attrezzature e gli arredi necessari alla somministrazione (elenco dettagliato nell’allegato tecnico) saranno forniti da _______________.
8.2 La manutenzione delle attrezzature fornite da _______________ sarà a carico di _______________.
8.3 L’uso dei locali di proprietà del Committente è concesso esclusivamente per l’esecuzione del presente contratto; eventuali modifiche dovranno essere autorizzate per iscritto.
Art. 9 – Igiene e sicurezza
9.1 Il Somministratore è tenuto all’osservanza delle normative vigenti in materia di igiene degli alimenti (HACCP), sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008) e disposizioni locali.
9.2 Il Somministratore si impegna a mantenere standard di pulizia e sanificazione conformi a quanto previsto dalla normativa e a fornire documentazione su richiesta del Committente.
Art. 10 – Controlli e verifiche
10.1 Il Committente potrà effettuare verifiche e controlli sul servizio, compresi prelievi e ispezioni, senza preavviso o con preavviso di _______________ ore.
10.2 Eventuali non conformità saranno segnalate per iscritto e il Somministratore avrà _______________ giorni per porvi rimedio.
Art. 11 – Responsabilità e assicurazioni
11.1 Il Somministratore è responsabile della qualità e della sicurezza dei pasti forniti e manleva il Committente da qualsiasi danno derivante da inosservanza delle norme igienico-sanitarie.
11.2 Il Somministratore dovrà mantenere in vigore polizze assicurative per responsabilità civile verso terzi e per i dipendenti, con massimale minimo di Euro _______________ per sinistro, e fornire copia delle polizze su richiesta.
Art. 12 – Inadempimento e risoluzione
12.1 In caso di inadempimento grave di una delle parti, la parte adempiente potrà intimare l’adempimento entro _______________ giorni; decorso tale termine, potrà risolvere il contratto ai sensi degli articoli applicabili.
12.2 In caso di risoluzione per colpa del Somministratore, quest’ultimo sarà tenuto al risarcimento dei danni documentati e al pagamento di una penale pari a Euro _______________ per ogni evento/episodio, fermo restando il diritto al risarcimento ulteriore.
Art. 13 – Privacy e trattamento dati
13.1 Le parti si impegnano a rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale).
13.2 Il Somministratore tratterà i dati personali dei destinatari del servizio esclusivamente per le finalità connesse all’esecuzione del contratto.
Art. 14 – Riservatezza
14.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni commerciali, tecniche e organizzative acquisite in esecuzione del presente contratto.
Art. 15 – Forza maggiore
15.1 Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento dovuto a causa di forza maggiore, salvo comunicazione tempestiva e la prova dell’evento.
Art. 16 – Cessione e subappalto
16.1 Il Somministratore non potrà cedere il presente contratto né subappaltare integralmente il servizio senza il preventivo consenso scritto del Committente.
16.2 Per eventuali subappalti autorizzati, il Somministratore resterà pienamente responsabile nei confronti del Committente.
Art. 17 – Reclami e contestazioni
17.1 I reclami relativi al servizio dovranno essere presentati per iscritto a: _______________. Il Somministratore risponderà entro _______________ giorni.
Art. 18 – Trattamento degli scarti e rifiuti
18.1 Il Somministratore si impegna alla corretta separazione, gestione e smaltimento dei rifiuti prodotti, conformemente alla normativa vigente.
18.2 Eventuali costi aggiuntivi per smaltimenti straordinari saranno a carico di _______________.
Art. 19 – Modifiche contrattuali
19.1 Ogni modifica al presente contratto dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 20 – Norme applicabili e foro competente
20.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
20.2 Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione del presente contratto le parti eleggono il foro di _______________.
Art. 21 – Clausole finali
21.1 Il presente contratto costituisce l’intero accordo tra le parti e sostituisce ogni precedente intesa, orale o scritta, relativa allo stesso oggetto.
21.2 Gli allegati al presente contratto, che fanno parte integrante dello stesso, sono: Allegato A (Menù e specifiche nutrizionali), Allegato B (Elenco attrezzature), Allegato C (Prezzi e modalità di pagamento).
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _______________
Per il Committente
Nome e qualifica: _______________
Firma: _______________
Per il Somministratore
Nome e qualifica: _______________
Firma: _______________