Come Scrivere un Verbale

Non vi è ancora capitato sul lavoro? Tranquilli: se fate parte di un qualsiasi gruppo o associazione prima o poi vi chiederanno di scrivere il verbale di riunione. Ecco qualche suggerimento per fare comunque una bella figura:

Le caratteristiche

Sintesi. Immaginate di scrivere per chi non c’era, cosa è veramente importante da sapere? Tagliate tutto il resto.
Completezza. Dovete fornire comunque una fotografia di ciò che è successo: non eliminate le osservazioni scomode, o quelle brillanti del vostro rivale.
Chiarezza. Rileggendo, sforzatevi di cogliere ed eliminare ogni ambiguità.

La scaletta

Dove si è svolta la riunione; quando; per fare cosa; chi era presente e che funzione ha
Argomenti all’ordine del giorno
Descrizione essenziale delle fasi del dibattito
Se ci sono state votazioni, scrivere se una decisione è stata presa all’unanimità, a maggioranza, chi ha votato contro
Decisioni prese, passi successivi, cosa c’è da fare e chi lo fa

Lo stile

Evitate i giri di parole. Della discussione va riportato il succo, esempio: «Si discute del prolungamento della campagna pubblicitaria. Argomenti a favore: (elenco). Argomenti contrari:(elenco)».
Disponete in sequenza, senza sovrapporli o confonderli, i vari punti della discussione.
Ricordate che, nella gerarchia, la cosa più importante sono le decisioni prese.

Per un esempio è possibile vedere questo modello di verbale su Documentiutili.com.

Un ultimo consiglio: prima di diffondere il verbale, confrontate i vostri appunti con quelli di altri colleghi, così da evitare equivoci, errori di ascolto o di interpretazione. Ne va della vostra immagine.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *